Kinh nghiệm quản lý quán cà phê hiệu quả cho người mới bắt đầu
Quản lý quán cà phê là gì?
Quản lý quán cà phê là quá trình điều hành và giám sát toàn bộ hoạt động kinh doanh hàng ngày của quán nhằm đảm bảo quán vận hành ổn định, trải nghiệm khách hàng tốt và mang về doanh thu cao cho quán. Công việc này không đơn thuần là giám sát nhân viên mà còn nhiều công việc cốt lõi sau:
Quản lý chi phí quán cà phê
Quản lý chi phí là yếu tố quan trọng đầu tiên trong cách quản lý quán cà phê hiệu quả. Đây là quá trình lập kế hoạch để theo dõi, kiểm soát các hoạt động thu chi của quán nhằm duy trì ổn định và phát triển lợi nhuận của quán. Quản lý tài chính tốt hay không còn là yếu tố quyết định quán cà phê đó có tồn tại tiếp hay phải đóng cửa sớm.
Để quản lý tài chính hiệu quả, chủ quán cần nắm các yếu tố sau: Quản lý chi phí quán cà phê, chi phí nguyên vật liệu cho từng món để tính giá cụ thể từng ly, kiểm soát hao hụt nguyên vật liệu để bù trừ trong quá trình đặt hàng, tồn kho. Giám sát các khoản chi phí cố định như tiền thuê mặt bằng, tiền khấu hao máy móc,...và các chi phí thay đổi như tiền điện, nước, marketing, quản lý nhân viên quán cà phê. Theo dõi doanh thu hàng ngày dựa trên doanh số. Kiểm tra chính xác quán bán được bao nhiêu ly nước mỗi ngày, doanh số là bao nhiêu, tăng hay giảm so với các ngày, tuần, tháng để biết được quán đang lời hay lỗ để có phương án điều chỉnh cụ thể.
Cách quản lý quán cà phê hiệu quả đầu tiên là phải biết quản lý tài chính
Quản lý nhân viên quán cà phê
Quản lý nhân sự trong quán cà phê bao gồm tuyển dụng, đào tạo kỹ năng, phân công nhiệm vụ, sắp xếp ca làm và đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên. Đặc thù ngành F&B có lượng nhân sự biến động mạnh và không đồng đều, chủ yếu làm bán thời gian nên việc quản lý nhân sự tốt rất quan trọng trong cách quản lý quán cà phê hiệu quả.
Chủ quán cần xác định được nhu cầu của quán để tính toán số lượng nhân sự phù hợp cho từng ca, tránh thừa nhân sự gây lãng phí tài chính hoặc thiếu nhân sự gây quá tải công việc. Trước khi tuyển nhân sự cần lọc hồ sơ, phỏng vấn để chọn ra nhân viên phù hợp với quán, có tinh thần làm việc tốt và có trách nhiệm với công việc. Sau đó đào tạo nhân viên mới từ nội quy, văn hóa, phong cách phụ vụ đến đào tạo chuyên mô chuyên sâu theo đúng vị trí: pha chế, phục vụ, tạp vụ,...Sắp xếp ca làm việc linh hoạt, đảm bảo có đủ nhân viên trong các khung giờ của quán. Theo dõi chấm công để tính lương chính xác vào cuối tháng. Ngoài ra còn đưa ra các tiêu chí thưởng, phạt để khích lệ hoặc điều chỉnh lại công việc theo đánh giá của khách hàng, doanh số.
Quản lý nguyên vật liệu
Đây là hoạt động kiểm soát việc mua bán, sử dụng và lưu trữ, tồn kho đối với toàn bộ nguyên liệu để đảm bảo quán luôn có đủ hàng để phục vụ khách hàng, chất lượng đồ uống đảm bảo, đồng đều. Nếu quán không kiểm soát được nguồn nguyên liệu thì cách quản lý quán cà phê hiệu quả sẽ bị thiếu sót.
Để quản lý tốt nguyên liệu, chủ quán cần tìm nguồn hàng uy tín, ổn định, chọn các nhà cung cấp có thương hiệu, nguồn cung đồng đều. Mỗi món đồ uống cần được chuẩn hóa công thức để có định lượng từng nguyên liệu chính xác, giúp chủ quán quản lý tốt giá vốn và theo dõi chính xác nguyên liệu sử dụng trong ngày. Ngoài ra chủ quán cần kiểm tra quá trình lưu trữ và bảo quản, kiểm tra tồn kho thực tế theo định kỳ để đối chiếu sổ sách, tránh chênh lệch, thất thoát.
Quản lý được nguyên vật liệu sẽ giúp chủ quán kiểm soát được việc sử dụng, tồn kho hiệu quả
Quản lý vận hành
Quản lý vận hành tốt giúp cách quản lý quán cà phê hiệu quả hơn, trơn tru hơn. Quá trình này bao gồm các hoạt động điều phối, giám sát, các hoạt động hàng ngày từ quy trình order đến thanh toán, pha chế, phục vụ nhằm mang lại dịch vụ nhanh chóng và tốt nhất cho khách hàng. Chủ quán cần chuẩn hóa các quy trình từ giờ mở cửa, phục vụ khách ra sao, pha chế như thế nào đến lúc dọn dẹp, đóng cửa. Đảm bảo khách hàng nhận đồ uống đúng thời gian, nhanh chóng, không gian quán đảm bảo vệ sinh. Cơ sở vật chất luôn được bảo trì, vệ sinh sạch sẽ, các dịch vụ điện, nước, wife luôn đảm bảo để không làm gián đoạn trong quá trình sử dụng.
Quản lý dịch vụ
Đây là việc quan trọng không hề kém trong cách quản lý quán cà phê hiệu quả. Nếu chủ quán nghĩ vận hành tốt thôi là đủ mà quên mất đi dịch vụ tốt là bộ mặt trực tiếp gắn kết khách hàng là điều hoàn toàn sai lầm. Quản lý dịch vụ bảo gồm giám sát các quy trình để đảm bảo chất lượng đồ uống thơm ngon, hương vị đồng nhất, chuẩn vị, đảm bảo vệ sinh an toàn thực phẩm, đảm bảo không gian sạch sẽ, mang lại trải nghiệm tốt để giữ chân khách hàng, thái độ phục vụ lịch sự, thân thiện. Ngoài ra còn giải quyết các vấn đề trục trặc, vấn đề khiếu nại của khách hàng.
Một quán cà phê ngon thôi chưa đủ, dịch vụ tốt sẽ giữ chân khách hàng lần sau
Phát triển kinh doanh
Đây là việc thực hiện các ý tưởng, chiến lược kinh doanh nhằm tăng doanh thu, thu hút khách hàng. Bao gồm các hoạt động cập nhật menu theo xu hướng, loại bỏ những món bị ế, bán chậm. Thực hiện các chiến dịch khuyến mãi, chạy quảng cáo theo mùa, lễ hội, tung các chương trình giảm giá, tích điểm. Mở rộng bán hàng qua các ứng dụng để khai thác nhiều tệp khách hàng hơn.
Quy trình vận hành quán cà phê
Cách quản lý quán cà phê hiệu quả bắt đầu từ việc hiểu rõ tiền đang đi đâu
Một sai lầm phổ biến của chủ quán khi mới bắt đầu là chỉ quan tâm đến doanh thu. Nghĩ doanh thu là con số cuối cùng mà chủ quán nhận được sau cùng. Ví dụ tháng này quán đạt doanh thu 100 triệu, nghe có vẻ phấn khởi. Nhưng chủ quán đừng quên rằng, trong khoản doanh thu mang về đó còn bao gồm tiền thuê mặt bằng, điện nước, nguyên liệu, tiền lương, các khoản phát sinh,...Vì vậy, số tiền 100 triệu đó cần phải tính toán lại, doanh thu cao chưa chắc việc kinh doanh có lợi nhuận cao.
Chủ quán cần phân biệt doanh thu, chi phí, lợi nhuận rõ ràng theo các chỉ số sau:
- Doanh thu: Tổng số tiền thu được sau quá trình bán hàng trong một tháng
- Tổng chi phí: Toàn bộ chi phí để vận hành, duy trì hoạt động quán
- Lợi nhuận: Phần còn lại sau khi lấy doanh thu trừ tổng chi phí
Thay vì suy nghĩ quán hôm nay bán được bao nhiêu tiền, chủ quán cần phải biết từ doanh thu đó tạo ra bao nhiêu lợi nhuận. Như vậy mới là cách quản lý quán cà phê hiệu quả.
Cách quản lý quán cà phê hiệu quả sẽ giúp chủ quán vận hành kinh doanh dễ dàng
Xây dựng quy trình để vận hành hiệu quả
Xây dựng quy trình để quán có thể vận hành ngay cả khi chủ vắng mặt
Đây là một trong những mục tiêu quan trọng nhất trong cách quản lý quán cà phê hiệu quả. Chủ quán không phải lúc nào cũng có mặt tại cửa hàng để kiểm tra mọi thứ. Nếu chủ quán không đến cửa hàng mà việc vận hành trở nên rối loạn, điều đó cho thấy hoạt động kinh doanh đang quá phụ thuộc vào một cá nhân.
Việc chủ quán cần làm là chuẩn hóa những công việc thường ngày. Hãy tạo một bảng chi tiết đầy đủ quy trình cho những công việc lặp lại mỗi ngày từ: Mở quán → Vệ sinh quán, sắp xếp bàn ghế → chuẩn bị nguyên liệu → đón khách → nhận đơn → pha chế → phục vụ → kiểm kê → chốt ca → vệ sinh → đóng quán. Mỗi bước phải có người phụ trách rõ ràng và chi tiết.
Khi quy trình được chuẩn hóa và đồng bộ, nhân viên mới dễ nắm bắt, theo nhịp, nhân viên cũ dễ kiểm tra và chủ quán không phải tận tay xử lý mọi vấn đề một.
Cách quản lý quán cà phê hiệu quả là quản lý từ những con số nhỏ nhất
Một ly cà phê có thể chỉ trị giá vài chục nghìn, tạo ra một khoản lợi nhuận nhỏ. Nhưng một ngày bán cả trăm ly, một tháng hàng nghìn ly, chưa kể các món đồ uống khác, những khoản chênh lệch nhỏ về giá vốn, định lượng từ con số nhỏ cộng lại sẽ thành con số rất lớn nếu quán có quy mô lớn.
Vì vậy, cách quản lý quán cà phê hiệu quả là chủ quán đừng chỉ nhìn vào doanh thu cuối tháng. Hãy nhìn vào: Từng ly cà phê (ly nước) → từng đơn hàng → từng định lượng nguyên liệu → từng khoản chi → từng khách hàng quay lại. Để có phương án xây dựng nền tảng kinh doanh hiệu quả, bền vững.
Cách quản lý quán cà phê hiệu quả bắt đầu từ những con số nhỏ nhất
Ứng dụng công nghệ để giảm việc thủ công
Khi lượng đơn hàng tăng, việc sử dụng các phần mềm hỗ trợ sẽ giúp quán chuẩn hóa quy định và tránh sai sót trong quá trình nhập thủ công. Các phần mềm quản lý bán hàng có thể hỗ trợ: Quản lý nguồn hàng, quản lý tồn kho, xuất, nhập hàng, ghi nhận đơn hàng, quản lý menu, doanh thu, lợi nhuận, theo dõi nhân sự, tổng hợp,...Việc sử dụng công nghệ rất tiện lợi và hiệu quả, tuy nhiên chủ quán cũng cần đảm bảo độ chính xác khi nhập dữ liệu đầu vào, tránh sai số để kết quả cuối cùng không tin cậy.
Kết luận
Cách quản lý quán cà phê hiệu quả là một quá trình xây dựng hệ thống kinh doanh tối ưu, chuẩn hóa. Khi quán vận hành tốt, chủ quán có thể kiểm soát được tất cả các vấn đề liên quan đến hoạt động kinh doanh mà không cần tốn nhiều thời gian để kiểm tra từng thứ một. Từ đó giúp quán ngày càng phát triển, hoạt động kinh doanh tốt lên và mang lại lợi nhuận cao.
Chợ Cà Phê cung cấp những thông tin và giải pháp thiết thực cho hệ sinh thái trong ngành cà phê — từ người trồng, cơ sở rang xay đến các chủ quán và đơn vị kinh doanh.
>>>Theo dõi Chocaphe để cập nhật thêm biến động giá cà phê mỗi ngày, kinh nghiệm kinh doanh cho chủ quán và những thông tin hữu ích dành cho ngành cà phê Việt Nam.
