Phần mềm quản lý quán cà phê là gì?
Phần mềm quản lý quán cà phê là công cụ kỹ thuật hỗ trợ chủ quán số hóa và tự động hóa toàn bộ quy trình kinh doanh từ nguyên liệu, nhân viên, bán hàng, đến thống kê, doanh thu,...thay vì phải theo dõi thủ công bằng việc ghi chép sổ sách, file nhập tay hoặc nhiều công cụ rời rạc khác.
Tùy từng nhu cầu và giải pháp, nhìn chung các phần mềm quản lý quán cà phê có các tính năng chính sau:
- Quản lý bán hàng và đơn hàng: Hỗ trợ nhân viên tạo món, order tiện lợi bất cứ chỗ nào (tại quầy, tại bàn, mang về) qua máy tính, điện thoại một cách đơn giản, tích hợp các hình thức thanh toán linh hoạt.
- Quản lý sản phẩm, nguyên liệu: Phần mềm quản lý quán cà phê giúp quán kiểm soát được nguyên liệu đầu vào, tồn kho, số lượng bán ra.
- Quản lý nhân sự: Các bộ phận được phân chia nhiệm vụ chi tiết và có hạng mục quản lý cụ thể tránh gian lận, làm sai quy trình.
- Quản lý doanh thu: Có bảng thống kê chi tiết về báo cáo kinh doanh để chủ quán dễ dàng nắm được lợi nhuận, doanh thu mỗi ngày, mỗi tháng.
Với đặc thù ngành F&B, không phải lúc nào cũng cần chủ quán có mặt để quản lý mọi việc, việc tích hợp phần mềm quản lý quán cà phê giúp chủ quán nắm được quy trình vận hành từ xa dễ dàng mà không cần đến quán. Ngoài ra, phần mềm cũng giúp chủ quán dễ dàng biết được sản phẩm nào bán nhiều, bán chạy, món nào lợi nhuận cao, tồn kho bao nhiêu để nhập hàng đúng lúc.
Phần mềm quản lý quán cà phê giúp chủ quán dễ dàng vận hành mọi quy trình
5 Lý do quán cà phê nên sử dụng phần mềm quản lý
Khi bắt đầu kinh doanh, chủ quán nên cộng thêm chi phí mua phần mềm quản lý quán cà phê trong tổng chi mở quán. Đối với quán nhỏ, lượng đơn ít, mô hình đơn giản, chủ quán có thể tự ghi chép các quá trình, theo dõi doanh thu. Tuy nhiên, khi mô hình quán lớn, số lượng khách đông, nhân viên tăng lên thì việc ghi chép thủ công chắc chắn sẽ có sai sót và phát sinh nhiều vấn đề.
- Tốc độ phục vụ nhanh và giảm sai sót: Nhân viên có thể nhận order món ngay tại bàn và chỉ với một bước nhập có thể gửi thông tin tới quầy pha chế mà không cần phải chạy đi chạy lại tận nơi thông báo cho pha chế làm món. Việc danh sách món hiển thị rõ ràng, có ghi chú riêng thuận tiện giúp khách uống đúng món mình yêu cầu và pha chế làm đúng món giao khách, tránh bị nhầm lẫn.
- Quản lý nguyên liệu đầu vào và kho nguyên liệu chính xác: Phầm mềm quản lý quán cà phê sẽ cập nhật chính xác số lượng nguyên liệu nhập vào, nguyên liệu đã sử dụng, tự động trừ định lượng các nguyên liệu khi quán bán ra số lượng ly đã định sẵn công thức cost. Khi số lượng tồn kho sắp hết, hệ thống sẽ thông báo để chủ quán kịp thời bổ sung hàng, tránh làm việc kinh doanh bị gián đoạn.
- Kiểm soát doanh thu: Thay vì ghi chép qua sổ sách thủ công, chủ quán phải tổng hợp cuối ngày, tuần, tháng thì phần mềm quản lý quán cà phê sẽ giúp chủ quán tổn hợp dữ liệu nhanh, gọn và chính xác. Từ đó chủ quán dễ dàng theo dõi mà không sợ bấm máy tính sai số. Đặc biệt, phần mềm có tính năng quan trọng giúp quản lý chi phí và giá vốn chính xác. Ví dụ: Một kg cà phê có giá 95.000 đồng. Nếu quán sử dụng 20 g cho mỗi ly: 1.000g : 20g = 50g. Chi phí cho một ly cà phê khoảng: 95.000 : 50 = 1.900 đồng. Nhưng đó chưa phải là tổnggiá vốn cho một ly cà phê, đó là giá vốn cho nguyên liệu cà phê. Ngoài ra còn có sữa, đường, đá, ly, ống hút, các nguyên liệu khác. Do đó để tránh nhầm lẫn hoặc mất thời gian tính toán khi cost từng sản phẩm thay đổi, chủ quán cần dùng phần mềm quản lý quán cà phê để có cái nhìn chính xác, chi tiết hơn về hiệu quả kinh doanh.
- Quản lý khách hàng tốt: Những quán cà phê hiện nay thường có chương trình tích điểm, ưu đãi trong ngày sinh nhật để giữ chân khách hàng cũ. Việc nhập dữ liệu khách hàng vào hệ thống sẽ giúp quán biết được ai là khách hàng thường xuyên, sử dụng đồ uống như thế nào, tần suất mua hàng ra sao,...từ đó dễ dàng chăm sóc khách hàng và xây dựng quán theo tệp khách hàng thường xuyên.
- Quản lý từ xa dễ dàng: Chủ quán không cần lúc nào cũng có mặt tại quán để kiểm tra mọi quá trình vận hành. Chỉ cần một chiếc điện thoại thông minh, chủ quán có thể nắm được tất cả hoạt động kinh doanh của quán như bán được bao nhiêu ly, doanh thu bao nhiêu,...dễ dàng.
Việc sử dụng phần mềm quản lý giúp chủ quán quản lý quán trơn tru hơn
Phần mềm quản lý quán cà phê miễn phí có dùng được không?
Nhiều quán cà phê mới mở hoặc quán cà phê nhỏ còn đang băn khoăn khi đầu tư chi phí vào phần mềm quản lý quán cà phê. Và việc đầu tiên họ nghĩ đến đó là tìm các phần mềm quản lý miễn phí để tối ưu chi phí và việc vận hành quán. Tuy nhiên, chủ quán cũng nên xem xét các phương diện, đừng chỉ nhìn vào chữ miễn phí và mặc định phần mềm đó sẽ giúp bạn vận hành quán hiệu quả. Hãy xem xét phần mềm đó có những tính năng gì, có sai sót, bị lỗi gì không, có hỗ trợ tất cả các vấn đề từ đơn hàng, nguyên liệu, nhân viên không. Có hỗ trợ khi gặp vấn đề phát sinh không. Khi đó bạn hãy cân nhắc có nên sử dụng phần mềm quản lý miễn phí hay không.
Các phần mềm quản lý quán cà phê miễn phí hiện nay
Có 3 phần mềm quản lý quán cà phê miễn phí mà Chợ cà phê đã tổng hợp được, các chủ quán tham khảo nhé!
- Dân Trí Soft là một phần mềm được biết đến rộng rãi nhờ chính sách cung cấp phần mềm quản lý miễn phí cho các quán có mô hình kinh doanh nhỏ. Phần mềm của Dân Trí Soft không bị khóa các tính năng cơ bản hay bắt đóng phí khi hết thời hạn cho dùng thử. Đây là một ưu điểm làm nên độ phủ sóng rộng rãi của phần mềm này.
- Loyverse POS là hệ thống quản lý bán hàng miễn phí mạnh mẽ không giới hạn sử dụng các tính năng cốt lõi. Giúp chủ quán quản lý bán hàng trên thiết bị di động dễ dàng. Tuy nhiên nếu muốn sử dụng các tính năng nâng cao chủ quán cần phải trả phí hàng tháng.
- VQFree là phần mềm quản lý bán hàng và tính tiền miễn phí, giúp quán vận hành cửa hàng trơn tru. Tuy nhiên, với những công nợ phức tạp hay quản lý lời lỗ chi tiết thì quán cần nâng cấp lên bản trả phí
Lưu ý cho quán khi dùng phần mềm quản lý quán cà phê miễn phí: Các bản miễn phí thường chỉ đáp ứng được yêu cầu cơ bản như tính tiền, thống kê, in hóa đơn, còn các tính năng chuyên sâu đòi hỏi kỹ thuật cao chưa được cập nhật, rủi ro mất dữ liệu cũng tiềm ẩn.
Các phần mềm quản lý quán cà phê rất hữu ích với quán có quy mô nhỏ
Quán nhỏ có cần phần mềm quản lý không?
Câu hỏi này được rất nhiều chủ quán quan tâm. Tuy nhiên câu trả lời phụ thuộc vào nhu cầu và quy mô kinh doanh của quán. Nếu quán bán nhỏ lẻ, chỉ có vài loại nước, chủ quán trực tiếp quản lý thì vẫn không cần sử dụng phần mềm. Nhưng khi quán có quy mô lớn, bắt đầu có nhiều khách, nhiều nhân viên, menu đa dạng đồ uống, chủ quán cần theo dõi doanh thu và muốn mô hình kinh doanh có quy trình hơn thì nên đầu tư phần mềm quản lý quán cà phê. Đừng đợi đến ki phát sinh nhiều lỗi trong khâu quản lý mới bắt đầu tìm hiểu việc số hóa quy trình vận hành.
Chợ Cà Phê – Giải pháp chuyển đổi số cho ngành cà phê và F&B
Chợ cà phê không chỉ là nền tảng cung cấp thông tin về giá cà phê và kết nối nguồn cung, Chợ cà phê còn là giải pháp chuyển đổi số cho ngành cà phê và F&B. Website Chợ Cà Phê là hệ sinh thái bao gồm:
- App cá nhân hóa
- Cắt giảm chi phí
- CRM chuyên sâu
- Thống kê & báo cáo
- Cập nhật giá real-time
- Gia tăng khách hàng mới
Đặc biệt, Chợ Cà Phê cung cấp mô hình mỗi nhà bán có thể sở hữu một ứng dụng riêng độc lập, nhằm hỗ trợ doanh nghiệp xây dựng hệ thống khách hàng riêng. Chủ quán hoặc doanh nghiệp F&B có nhu cầu tìm hiểu giải pháp quản lý và chuyển đổi số có thể đăng ký trên Chợ Cà Phê nhé.
>>> Tham khảo hệ sinh thái Chợ cà phê và đăng ký tham gia tại đây nhé: Chợ cà phê - Giải pháp chuyển đổi số cho ngành cà phê và F&B
Kết luận
Phần mềm quản lý quán cà phê là một phần không thể thiếu trong hệ thống vận hành của một đơn vị kinh doanh. Hiểu một cách đơn giản, nó được coi là “bộ não” giúp điều hành và kết nối mọi bộ phận trong quán từ thu ngân, phục vụ, pha chế, kho nguyên liệu cho đến chủ quán. Giúp chủ quán kiểm soát toàn bộ hoạt động kinh doanh một cách tự động, chính xác, và đơn giản.
Nếu bạn đang tìm giải pháp quản lý quán cà phê và muốn số hóa hoạt động kinh doanh, hãy đăng ký với Chợ Cà Phê để tìm hiểu giải pháp phù hợp với mô hình của mình nhé.
