Quản Lý Dòng Tiền Quán Cà Phê Như Thế Nào Để Kiểm Soát Chi Phí?

Quản lý dòng tiền quán cà phê là gì? Vì sao chủ quán cần quan tâm?

Dòng tiền quán cà phê là khoản tiền thực tế đi vào (thu) và đi ra (chi) khỏi hoạt động kinh doanh trong một khoảng thời gian nhất định. Quản lý dòng tiền quán cà phê là việc nắm được số tiền này đến từ đâu, đang được sử dụng vào việc gì và liệu nguồn tiền hiện có có đủ để chi trả cho các hoạt động vận hành hằng ngày hay không.

Cần phân biệt rõ: doanh thu, lợi nhuận và dòng tiền không giống nhau. Quán có doanh thu cao nhưng chi phí lớn vẫn có thể lợi nhuận thấp. Ngay cả khi có thể có lợi nhuận trên sổ sách, quán vẫn có thể bị thua lỗ nếu dòng tiền âm (thiếu tiền mặt nếu phải thanh toán nhiều khoản cùng lúc như mua nguyên liệu, lương nhân viên hoặc tiền chưa thực sự thu về). Vì vậy, quản lý tốt 3 khía cạnh doanh thu, lợi nhuận, dòng tiền giúp quán vận hành tốt hơn và nắm được chi tiêu của quán cụ thể hơn.

Quản lý dòng tiền quán cà phê giúp quán nắm được tình hình thu, chi, nguồn vốn của quán tốt hơn

Quản lý quán cafe cần làm những gì?

1.Theo dõi đầy đủ doanh thu và chi phí mỗi ngày

Muốn quản lý dòng tiền quán cà phê hiệu quả, việc đầu tiên là cập nhật đầy đủ các khoản thu và chi. Không nên chỉ dựa vào số tiền còn lại trong két hoặc số dư tài khoản để đánh giá tình hình kinh doanh.

Những khoản thu cần ghi nhận:

1. Doanh thu từ các loại đồ uống, bánh, thực phẩm bán kèm nếu có
2. Tiền thu từ đơn hàng mang đi hoặc các kênh bán khác.
3. Các khoản thu khác liên quan đến hoạt động kinh doanh.

Những khoản chi cần theo dõi:

1. Tiền thuê mặt bằng.
2. Tiền mua nguyên liệu, bao bì, vật tư
3. Chi phí nhân sự.
4. Điện, nước, internet và các chi phí vận hành, sữa chữa.
5. Phí giao hàng
6. Marketing và các khoản phát sinh.

Cuối ngày, chủ quán nên đối chiếu doanh thu trên tài khoản với tiền mặt và các khoản thanh toán qua nền tảng trung gian để có tổng hợp chính xác nhất.

2. Rạch ròi tiền quán và tiền cá nhân

Có nhiều chủ quán thắc mắc là mình quản lý dòng tiền quán cà phê tốt tuy nhiên sao cuối tháng vẫn âm. Đó chính là việc sử dụng tiền bán hàng vào chi tiêu cá nhân mà không ghi chép lại. Ví dụ khi cần chi tiêu gì gấp, hoặc chủ quán đặt hàng cá nhân tới quán mà không có sẵn tiền liền lấy tiền quá ra trả, đến khi cộng sổ phát hiện số tiền thực tế hao hụt mới nhớ ra.

Để hạn chế tình trạng này, hãy:

1. Sử dụng tài khoản riêng cho hoạt động kinh doanh.
2. Ghi chép mọi khoản tiền rút ra, kể cả khoản nhỏ.
3. Không tùy tiện lấy quán để chi tiêu cá nhân.
4. Kiểm tra tài khoản thường xuyên.

3.Kiểm soát giá vốn từng ly cà phê

Doanh thu tăng đều, có khi tăng cao nhưng cuối tháng số tiền còn lại không bao nhiêu có thể là chi phí vận hành quá cao hoặc quán chưa tính toán tốt giá vốn.

Để bán ra một ly cà phê, chủ quán cần tính chi phí nguyên liệu cụ thể bao gồm cà phê, sữa, đường, đá, ly (nhựa, giấy), bao bì nếu có, cộng thêm chi phí hao hụt, chi phí vận hành, mặt bằng, nhân sự,...để đưa ra mức giá hợp lý nhất. Tránh trường hợp ly cà phê bán 30.000 đồng/ly, giá nguyên liệu hết 25.000 đồng thì cuối tháng ôm lỗ.

Mỗi ly cà phê bán ra chủ quán cần nắm rõ giá vốn của ly đó

4. Kiểm soát tồn kho và kế hoạch nhập nguyên liệu

Việc nhập quá nhiều nguyên liệu khiến tồn kho tăng, trong lúc tiêu thụ ít khiến tiền bị ứ đọng trong nguồn hàng. Vì vậy, để quản lý dòng tiền quán cà phê hợp lý chủ quán nên cân nhắc 3 yếu tố:

1. Tốc độ tiêu thụ: Theo dõi các nguyên liệu được sử dụng mỗi ngày.
2. Khả năng cung cấp hàng: chọn đơn vị cung cấp hàng uy tín để không bị gián đoạn hoạt động khi cần nguyên liệu gấp.
3. Khả năng bảo quản: Ưu tiên lượng hàng phù hợp với điều kiện lưu trữ và hạn sử dụng.

5. Lập kế hoạch dòng tiền định kỳ

Ghi chép thu chi mỗi ngày giúp chủ quán kiểm soát được dòng tiền tốt hơn và có kế hoạch cho những khảong chi trả trong tương lai tốt hơn. Chủ quán có thể theo dõi

1. Tiền đầu kỳ: Tiền mặt và tiền trong tài khoản
2. Tiền dự kiến thu: doanh thu bán hàng
3. Tiền dự kiến chi: mặt bằng, điện nước, nguyên liệu, nhân viên
4. Khoản phát sinh: sửa chữa, hư hỏng
5. Tiền cuối kỳ dự kiến: tiền đầu kỳ + tiền thu – tiền chi

Nên lập kế hoạch ngắn cho từng tuần để quản lý dòng tiền quán cà phê được hiệu quả hơn

6. Sử dụng phần mềm quản lý

Khi việc thu chi diễn ra quán nhiều hạng mục, việc ghi chép thủ công dễ gây sai sót và mất nhiều thời gian. Vì vậy việc sử dụng phần mềm bán hàng có thể giúp quán quản lý dòng tiền quán cà phê với số liệu chính xác và cụ thể hơn.

Chủ quán có thể tham khảo thêm các kiến thức về quản lý và kinh doanh quán cà phê trên Chợ Cà Phê để từng bước hoàn thiện quy trình vận hành phù hợp với mô hình của mình nhé.

Sử dụng phần mềm quản lý giúp chủ quán nắm rõ được các khoản thu chi và quá trình vận hành tốt hơn

Những dấu hiệu cho thấy quán đang quản lý dòng tiền chưa tốt

1. Doanh thu vẫn tăng, quán đông khách nhưng đến kỳ trả lương, thanh toán tiền mặt bằng, điện nước lại thiếu tiền.
2. Không biết chính xác mỗi tháng quán lời bao nhiêu trong số doanh
3. Lẫn lộn tiền cá nhân và tiền quán, thường xuyên phải lấy tiền cá nhân bù vào quỹ quán.
4. Tồn kho quá mức khiến nguyên liệu hư hỏng, chiếm hết tiền mặt
5. Không có quỹ dự phòng để chi tiêu trong tháng tới.
6. Thất thoát tiền mặt và tiền trong các ca, tiền trong két thường chênh so với trên hệ thống
7. Không kiểm soát được giá vốn từng món, không biết món nào mang lại lợi nhuận cao

Kết luận

Quản lý dòng tiền quán cà phê không đơn giản là ghi lại số tiền thu được và đã chi ra. Đây là quá trình kiểm soát giá vốn, tồn kho, chi phí vận hành, lịch thanh toán và nguồn tiền dự phòng để quán duy trì hoạt động ổn định.

Để tham khảo thêm các thông tin liên quan đến ngành cà phê và quản lý quán cà phê hiệu quả, truy cập Chợ cà phê ngay nhé!